از آنجا که برگزاری اجتماعاتی مانند همایش، کنفرانس، سمینار و نمایشگاه به تجمیع تجربیات و برقراری ارتباط مستقیم و رو در روی پژوهشگران، محققان و علم‌آموزان و ایجاد زمینه‌ای برای فعالیت‌های جمعی کمک می‌کند و به مبادله تازه‌های علمی، تجربیات و تجدید اطلاعات در جهت ارتقای سطح حرفه‌ای شرکت‌کنندگان می‌انجامد؛ موسسه دیده‌بان آی‌تی با تکیه بر توانمندی‌های کادر مجرب و توانای خود در زمینه برپایی کنفرانس، سمینار، نمایشگاه، سمپوزیوم و همایش‌های بنیادی، کاربردی و توسعه‌ای آماده ارائه خدمات به سازمان‌ها و شرکت‌هاست و همه مراحل برگزاری را مدیریت و سازمان‌دهی می‌کند.

دیده‌بان این گونه مراسم‌ها را با ارائه سخنرانی، میزگرد، پنل و جلسات پرسش و پاسخ برگزار می‌کند و همچنین در برگزاری سمپوزیوم به‌منظور آموزش مسائل علمی تخصصی و فوق‌تخصصی با مدیریت بهینه این فرصت را در اختیار افراد صاحب‌نظر قرار می‌دهد تا امکان بحث و ارائه مقاله را درباره جنبه خاصی از موضوع سمپوزیوم داشته باشند.

موسسه دیده‌بان با استناد به دانش و تجربه خود در زمینه برگزاری چنین گردهمایی‌هایی به این نتیجه رسیده است که یکی از مهم‌ترین اقدامات در اجرای شایسته همایش‌ها، اطلاع‌رسانی کافی و درخور است که به گردآوری افراد علاقه‌مند و صاحب نظر در مورد موضوع مراسم بینجامد.

این مهم می‌تواند از دغدغه‌های برگزارکنندگان باشد و مؤسسه دیده‌بان با توجه به پیشرفت تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات در دنیای امروز، استفاده از بستر وب‌سایت‌های اینترنتی را ابزاری کارآمد برای اطلاع‌رسانی درباره زمان، مکان و موضوع مراسم معرفی می‌کند و البته با توانایی بهره‌وری سایت در موتورهای جست‌وجو می‌تواند آنچه را که مربوط به مراسم است به اطلاع بیشترین تعداد علاقه‌مندان برساند. به همین منظور طراحی سایت و بهره‌ور‌سازی آن در موتورهای جست‌وجو که از قابلیت‌های دیده‌بان است، یکی از ملزومات چنین رویدادهایی محسوب می‌شود.

علاوه‌بر اطلاع‌رسانی مطلوب درباره زمان، مکان و موضوع مراسم به شرکت‌کنندگان، سخنرانان و نحوه حضور در آن؛ دیده‌بان در گامی فراتر انتشار گزارش تصویری و متنی از برگزاری مراسم و یا تهیه گزارشی از یافته‌های حاصل از آن و حتی بارگذاری فیلم ویدیویی از جلسه در بستر طراحی سایت را امکان‌پذیر می‌سازد.

ندبا در نظر گرفتن این موارد، طراحی سایت یک اقدام الزامی برای مدیریت بهینه گردهمایی‌ها محسوب می‌شود، اما اگر شما به هر دلیل تمایل ندارید اطلاعات مراسم در فضای اینترنت منتشر شود، مؤسسه دیده‌بان آماده است تا با به‌کار‌گیری روش‌های دیگری، مخاطبان شما را از برگزاری مراسم باخبر کند. ارسال دعوت‌نامه با پست، چاپ تبلیغات در نشریات تخصصی و غیرتخصصی، تماس تلفنی و یا اطلاع‌رسانی حضوری و طراحی پوستر و بنرهای تبلیغاتی ازجمله راهکارهایی است که دیده‌بان در این زمینه استفاده می‌کند..